SIMPLE協助員工建立居家工作模式
何宇欣
隨著疫情的起伏，居家辦公已逐漸成為一種常用的工作型態，居家辦公是否比辦公室辦公更具有工作效率，一直是大家討論的焦點。支持職場辦公比較有效率的論點認為:同一場域較容易溝通、能真實看到且知道彼此情緒、管理員工時較能確實掌握工作情況、工作作息一致較易約定溝通時間、以及在職場裡較能有明確角色定位與互動關係等優點；而支持居家辦公工作效率高則認為:在家不易受到其他同事或主管干擾較能專心工作、能依照自己狀況彈性安排工作時間、能有效處理私事後再工作避免心情受干擾、能兼顧工作與家庭照顧等優點。然而，不論是哪一個觀點，大家都同意居家辦公已經成為不可避免的趨勢，並嘗試找到一個有效又可行的居家辦公模式；在這樣的情況下，企業該如何運用員工協助方案(EAP)來協助員工適應並建立一個有效率、與職場保持聯繫的居家辦公工作型態，便成為一個重要的議題。
經過一段時間的測試後，大家逐漸發現居家工作(Work from Home)並非只是將工作場所移到家裡如此而已。過去認為居家工作是新世代的工作型態，但後來卻發現居家工作常常會遇到下列問題: (1)上下班角色定位不清、(2)工作時間劃分不清、(3)常常分心私事導致工作進度落後、(4)與同事或主管溝通互動減少、(6)管理及職場關係不明確、(7)工作問題無法立即討論、(8)家人或非預期因素干擾等問題，這些問題容易讓居家工作者出現工作進度落後或工作表現未如預期的狀況，進而影響到整體工作績效甚至是部門整體工作進度。為避免這樣的情形發生，建議企業運用「SIMPLE」原則協助員工建立居家工作模式，讓員工能有效運用居家工作的優勢、兼顧工作與生活的平衡，同時達成甚至是超越公司對於工作的標準與期待。
Set up 設置工作區域
一般來說，在家輕鬆的環境與辦公室嚴謹與緊湊是不同的，為了避免在與公司同仁視訊的過程出現尷尬的背景，且讓員工能有「我在上班了!」的感受，建議要求員工在家找個遠離容易分心的事物(如:電視、寵物…等)的地方，可以是起居室、書房、書桌、餐桌等不容易被打擾且可以專心工作的地方，並確認一下椅子背後的背景是否適當，是否過於凌亂或是有些私人的物品不適合被他人看到則應調整，以設定成為居家工作的工作區域；並將網路、視訊設備、電話、電腦、電源、紙及文具等用品安排好，讓員工有”這是我的辦公室”的象徵與感受。
Identify 確認自己的角色定位
平日我們去到公司職場上班，會透過化妝、正式服裝、通勤、打卡、及符合公司規範(服裝儀容與態度)等行為告訴自己「我現在要開始工作了」、「我要扮演員工或主管的角色了」，讓自己切換到上班模式，大腦由生活腦轉換成為工作腦。但居家工作的員工因缺乏這些儀式化的行為，往往很難讓自己由生活切換到工作模式，在家中清楚地扮演員工角色，導致思考方式、心情感受、工作動力都很難積極起來，這容易造成工作時間延後、工作效率下降、工作進度延宕、或是被私事所干擾。所以在居家工作時，員工還是需要一些儀式化的行為，如:化妝、換衣服、固定工作區域、運用視訊跟主管開會、線上登錄打卡…等，讓心態轉換到工作模式，清楚確認自己工作角色定位，將有助於角色切換。因此，公司可以藉由要求員工依規定上線打卡、於視訊會議時有正式服裝及妝容等方式，協助員工進行角色切換的儀式化行為。
Monitoring yourself 自我監控工作進度
居家工作最大的特色就是自己管理自己的工作時間。由於不會有同事或主管時時提醒員工自己的工作進度，但時間到了工作成果依然要出現。所以，自我時間與工作進度管理便成為影響居家工作績效最重要的關鍵。但家中容易讓員工分心的事物實在太多了，小至桌上玩偶擺飾、手機手遊，大到電視戲劇、寵物或遊戲機等，每個都嘗試分散員工的專注力。所以，建議企業可以運用:固定工作時間表、運用團隊時間及進度管理工具(如:微軟 project、teams或Google workspace…等)、及固定時間回報主管等三種方式來協助員工自我監控工作進度。
首先，請員工規劃好每日固定工作時間表，讓他自己在固定時間及地點整理好自己的心情專心工作；其次，請員工運用行事曆、手機鬧鐘、待辦事項清單…等時間管理工具來管理自己的工作進度，而團隊運用teams、workspace等軟體共同分享同事彼此進度；最後，與主管約定每周或特定時段的固定回報時間，讓員工有適當的時間壓力，能不斷地提醒自己要保持積極態度並有效掌握時間來完成工作。
Providing co-work time 提供共同工作時間
在職場工作有問題需要討論或詢問時，只需要轉身、探頭、或走過去就能與主管或同事討論，同時也可以觀察到對方當下情況是否適合詢問(如:是否在座位或電話中)，但居家工作則因不在同樣場域而無法觀察或掌握他人狀況，難以判斷什麼時候適合與他人互動討論，加上溝通又以線上溝通軟體或平台為主，必須等待對方有空時回復而缺乏即時性。此外，居家工作時間也可能會因為員工私人事件(如:家事、照顧家人等)時間安排與工作職場不同，導致出現找不到人或需要久候的情況。因此，企業可以要求員工與主管及同事約定每日共同上線時間，讓所有人在每日固定時段能同時在線上以方便大家討論交流，避免因遠距造成溝通上的阻礙。
Listening others carefully 仔細傾聽他人訊息
居家工作時，常會需要在辦公室工作的同事，協助處理一些在公司內的工作事項，由於這可能打斷辦公室同事的工作，而額外去幫忙居家的同事，所以，應該提醒居家同事要以誠懇的態度，詢問與傾聽對方當下是否適合協助居家同事完成的工作，若是當下無法協助也請友善的詢問適合的時間或是請對方提出建議方式，而非以指揮的態度來使喚他人去做你的工作。此外，透過線上軟體、視訊或電話來溝通容易受到通訊品質限制，或運用文字溝通時每個人對文字與貼圖解釋的差異，導致溝通不良或誤會的發生。因此，專心傾聽、具體詢問與清楚確認，就成為線上溝通重要的原則，仔細傾聽他人的訊息並針對有問題的地方提出詢問，並在最後重複一次對方的重點以確認雙方認知一致，千萬不要先入為主的認為對方「應該」或「一定」知道，造成溝通上的落差。
Ensure being on time 保證準時執行與完成工作
當員工選定好居家工作場所、決定好自己的儀式化行為、排定好自己工作時間表、調整好自我時間與工作管理工具、與主管及同事約定好共同工作時間表與溝通方式後，最重要的是要確保計畫按時執行並及時完成，才是最重要的關鍵。執行過程不能有太多的例外與藉口，因為在職場的主管與同事們無法了解居家工作的狀態，所以，即便員工常常熬夜工作整夜沒睡，但是當共同約定或必須繳交工作成果的時間時，卻沒依約定上線或是無法提出工作成果，就會讓對方產生無限的想像，並有不佳或懷疑的感受，認為居家工作員工沒有努力及專心的工作，讓彼此有很多的情緒及委屈。為避免這樣的問題發生，確保及準時執行安排好的工作計畫與時程表，並達到符合公司標準的工作成果，才能讓主管與同事感受到居家工作者的用心與努力，讓居家工作的努力不白費。
居家工作的工作型態，讓員工的工作具有時間的彈性，同時能提升工作自主性，能依照自己的需求與狀態來完成工作，是一種能兼顧工作與生活平衡的工作模式，不僅在疫情期間可以運用，更能推展到家庭照顧、因病休養、甚至職場壓力喘息等範圍，讓員工的經驗與專長能持續為公司提供貢獻。若企業能依照SIMPLE的原則來協助員工建立自我的居家工作模式，相信無論是公司或員工都能享受到居家工作的好處，達到雙贏的目標。