您的瀏覽器不支援JavaScript,並不影響您使用本網站功能。
工作生活平衡網
   

企業會員登入

【工作篇】疫情後管理關係的轉變與因應

 疫情後管理關係的轉變與因應
何宇欣
 
企業面對疫情的起伏與難以在短時間結束的困境,其因應策略已逐漸由臨時性的應變措施,轉為常態性的管理制度,像是為因應疫情而產生的分流上班、異地工作、居家辦公、分時上班、虛擬會議等措施,已漸成為一種固定的工作型態,並為管理者與勞工朋友所接受。就工作生活平衡及員工協助的觀點來看,這讓企業的管理工作面臨一些不同的挑戰與轉變。
 
疫情下的新型態工作模式
1.居家辦公
多數企業過去僅限於紙上討論的彈性工時或居家辦公制度,為因應疫情被趕著立即實施,在實施的過程似也未對企業產生太多的困擾與限制,反而使得企業辦公成本下降,甚至有些單位工作效率是提升的,這讓企業開始將居家辦公納入正式管理制度,不僅能有效對抗疫情,更讓未來因懷孕分娩、家庭照顧、疾病療養…等因素而不便進辦公室的員工,能在自己適合及選擇的場域,為企業提供相同的工作品質,不會因為身心或環境上的限制而被迫脫離職場,並能兼顧工作與生活的平衡。
 
2.彈性工時與減少工時
為達到工作與生活平衡,這幾年許多國家或企業開始推動減少工時的相關措施,如:工作四日周休三日、每日提早下班一小時、自選上班日或上班時間等彈性工作制度;這樣的想法過去受限於企業擔心這種方式會造成:員工績效或效率不彰、組織橫向與縱向聯繫的阻礙等問題而不願實施。經過這次疫情的試煉,證明了公司部份工作或職務是可以運用這樣的工作方式,工作績效也不會因此而受到影響。
 
這兩項對於工作場地及時間的彈性制度,都有助於增加員工在面對工作與生活中衝突時的應變能力,不會被迫於工作及家庭中做出選擇,能在兩者當中找到平衡點。然而,不可諱言的,也因為工作場域的距離與工作時間的差異,讓管理工作與職場關係面臨更多的挑戰。
 
新型態工作模式帶來的挑戰
1.主管與員工管理關係的不明確
過去主管扮演老師與朋友的角色,依照對員工的互動與觀察,提供適時的指導與協助。但現在員工與主管在不同的工作場域或不同的工作時間,每日僅運用視訊軟體或相關系統,短暫的針對工作進行討論,這讓主管對員工的觀察互動更顯困難,甚至想關心員工的狀況也都會有所猶豫。過去在辦公室主管關心員工常見的:「你還好嗎?」這句話,改成居家工作的場景接到主管私訊: 「你還好嗎?」都顯得尷尬,這讓主管由過去亦師亦友兼具管理與關懷的角色,變為一位只能針對工作內容與進度進行管控的專案管理師,這容易讓管理關係失去非正式關係的潤滑與緩衝,進而增加雙方的衝突頻率,也讓員工感受不到主管的關懷與支持,造成管理關係的惡化。
 
2.主管或同事間職場關係的疏離
過去「工作氛圍」或「環境友善」一直都是吸引員工願意久任或是不計較收穫一起付出、奮鬥的主因,但當員工不再需要或減少進入辦公室,辦公地點、公司相關設備、工作軟硬體環境、公司福利及運動設施、甚至同事及主管的人際互動關係,似乎都不再成為員工思考工作的重點。可想見的是,工作氛圍或職場環境不會再是吸引員工是否留任的主因,不再是影響員工是否願意付出的因素,過去運用同事之間情誼來留住員工的方法也不再適用。因此,企業必須重新定義「工作氛圍」一詞,這讓企業必須重新思考要如何吸引與留住員工,也讓留才更具挑戰。
 
3.管理制度規劃的變數與難題
此外,無固定的工作時段及地點也讓企業在設計人員相關管理制度時,產生很大的挑戰,如:商業秘密保護、上下班時間安排、加班時間的合理性、職安維護與管理、團體保險的規劃、相關活動與訓練的安排…等,這些相關制度的訂定成為企業的一大難題,更可能是勞資衝突的來源。
 
建議企業採行的因應作法
為了避免這樣困境的發生與持續擴大,企業應調整或重新建立相關居家工作管理模式與制度,並且可以參酌下列要點進行思考與規劃。
  1. 主管管理模式與心態的調整
    當居家工作管理開始後,過去緊迫盯人或權威命令的管理模式便不再適用。主管應開始重新定義自己的角色,由過去領導的角色改為引導與輔導的角色,過去權威命令管理改為平等徵詢的管理模式,將員工視為平等的工作夥伴,運用引導與輔導的方式達成公司交付的目標。這不僅有利於激發員工的自主性,更能讓員工感受到平等尊重的工作氛圍,並在協助輔導的過程,讓員工不僅完成工作更能看見自己的優缺點,獲得更多的成長。
  2. 企業管理心態的調整
    過去企業視員工為財產,員工依照企業規劃與安排進行工作,但現在企業與員工成為平等的工作關係,員工不只是企業的一部份,更是自己的主人,可以安排自己的工作與時間,企業必須花更多心力與措施來凝聚員工的向心力與忠誠度,各項制度及工作安排上要提供員工更多的自主性與彈性,也是工作氛圍的新定義與解釋。
  3. 明確的工作範圍及考核制度
    企業過去習慣依照主管的建議給予員工考核評價,而主管則是依照自己日常的觀察或過去的慣例給予員工考核的評分;但現在因為主管無法時常的觀察,這時工作的成效與成果便成為主要的考核依據。這讓過去常運用的年資、主管喜好、乃至於職場人際等容易受人影響的評量指標變得無法運用,使得工作表現成為主要考核項目,這可以讓職場更顯公平,但不可諱言,也容易導致同仁間競爭,需要企業找到公平與共好間的平衡點。
  4. 個別化的協助與福利制度
    為解決員工居家工作主管無法及時提供有效協助的問題,企業可以運用員工協助方案提供員工個別化的問題協助與預防。誠如之前所述,主管不易也不便關心員工的狀態下,第三方專業與個別化的關懷便能提供有效的協助,不論是主動關懷或被動協助,都能提供員工一個不同與即時的協助管道,以補足主管無法協助的空缺。
 
整體來說,居家工作的實施會逐步推動企業建立一個科技化、制度化、與人性化的管理及組織文化。因應居家工作的來臨,科技化勢必是企業面臨的第一個挑戰,無論是資料傳遞儲存、會議訓練平台、商務洽談管道、工作進度管理、服務平台移轉、組織內外溝通等都需要科技的介入,這不僅是軟硬體的問題,更是員工軟硬體學習與運用的挑戰,企業必須適當規劃員工學習與熟悉使用,這是居家工作的基本功;制度化的管理與考核制度,是居家工作是否能順利執行的關鍵因素,能符合居家工作的管理制度,自然能減少勞資衝突,促進主管與同仁間的關係和諧;人性化是居家工作最早的初衷,由於每個員工都有不同的工作動機、生活與家庭照顧需求、甚至生涯的發展與轉變,因此,企業能走在員工前面,為員工思考一個能兼顧工作與生活、組織發展與個人生涯、及績效達成與身心健康的工作方式與管理制度,讓員工在人生不同的階段能獲得不同的照顧,不必因為個人生涯因素而放棄職涯與專業的發展,相信這樣工作氛圍與友善環境是你我想要的,更能讓員工無後顧之憂的為企業貢獻所長,創造勞資雙贏的局面。