您的瀏覽器不支援JavaScript,並不影響您使用本網站功能。
工作生活平衡網
   

企業會員登入

有效對抗忙與盲:時間管理

  工業心理學家們認為主管人員的工作生產力,比實際應有的效率低了七成,也就是說我們的工作效率只完成了三分之一。看到這樣的說法,你可能會說:「胡扯,怎麼可能?我花了許多額外的時間來完成工作,還要處理主管、同事之間的人際關係,而你竟然說我只達到工作效率的三分之一….」。或許你可以想想是否有類似的經驗:當你要休個有計畫的假期之前,你知道必須在放假前做完所有的工作,當所有事情完成了,鬆了一口氣,你看了手錶才六點半,怎麼只比平常下班晚了三十分鐘,一切真不可思議!─而這樣的經驗,讓我們對於「時間管理」這件事產生一個好奇:是什麼讓我們能夠迅速正確地把事情做好?

  坊間有許多時間管理的書籍,雖然是根據時間管理發展的理論提出不同時間管理的觀點,但是這些內容大致都談到造成時間管理不當的八種原因:一、工作無目標;二、沒有計畫或配套方案;三、干擾;四、資料不全;五、藉故拖延;六、認為時間不是成本;七、溝通訊息模糊;八、完美主義作祟。許多人覺得工作壓力變大的原因來自於工作量大到沒有足夠的時間完成,因此更加凸顯了時間管理對於一般工作者的重要性。另一方面,因為工作壓力變大引起工作情緒的不穩定,導致工作績效或組織承諾低落,對於企業經營也是一大影響。

  為了協助改善工作時的情緒與壓力,進而提升工作效率,針對時間管理的技巧與能力,提供以下幾個對策:

一、訂定明確的工作目標及期限

發明大王愛迪生一輩子擁有1093項的專利,他的目標是每十天發明一項小東西,每六個月發明一樣大東西;英國著名作家特洛普勒一生寫了 47本小說,在報章雜誌發表無數文章,他的工作是郵局的全職員工,他的做法是每天先花三小時寫作,再到郵局分信,他要求自己一個小時要寫1000字,一年要推出兩本小說。你注意到了嗎?明確的工作目標可以幫助我們釐清今天、本週、本月、今年要完成哪些事情,事情的先後順序、輕重緩急自然就能一目了然。另外,帕金森法則說到,人的惰性和對最後期限的潛意識會產生作用,促使人們下意識地去調動一切資源保證任務能如期完成,因此訂定明確的期限和目標是同樣重要。

二、認知「時間」是個人生命成本的事實

我們有句俗諺是這麼說的「一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰」,既然金錢買不到時間,正也說明了時間的兩大特性:不可回溯性及排擠性,當我們聚精會神地一次只把一件事情做好,就等於將該時段的時間發揮到最大的效益。

三、拆解工作並切割時間

這個概念來自於1911年Taylor的科學管理一書中所提到的觀點:每個工作都可以拆解到最小單位。舉例來說,我們把一件工作拆解成很多個任務步驟,每個步驟都要能獨立執行,而且每個步驟所需要的時間可能是20、30或50分鐘不等,這就意謂著一個需兩個小時完成的任務,我們可以用四個零碎或空檔的30分鐘便處理好。

四、封鎖時間及空間

一項調查指出,我們在執行工作中,平均每八分鐘就有一次干擾,以現代人的生活型態來說包括電話、Line、簡訊或者Facebook的通知…等。因此要杜絕干擾最好的方法就是封鎖時間和空間,讓自己保有某段時間或在某個空間中不會受干擾的,可以專注且有效率的完成工作。

五、有效溝通

這裡指的有效溝通分為兩個部分,第一個是針對工作任務的溝通。我們發現造成工作的反覆拖延或情緒上的挫敗感,是因為工作者花費許多時間在處理不明確的任務內容,事實上最好的解決方法就是清楚釐清工作任務的目標、範圍或內容;第二指的是如何委婉地拒絕其他人員干擾你的工作,我們可以善用「是的…但是」訊息,舉例說明:「是的,我想跟你進一步討論,但是老闆在等我…」或者「是的,我聽到你要我做這個,但是等我把手邊的工作告一段落…」,你可以依照實際狀況使用你的「是的…但是」訊息,來幫助你婉拒突來的人員干擾。

六、避免完美主義

每個工作任務都有其客觀的目標性,換句話說就是只要能達成目標就算是高工作績效,但是當人們以個人不切實際的期望來審視工作的目標時,便容易忽略了工作執行與目標的一致性,最後變成了要求工作的完美而不是完成工作,所以事情永遠做不完。

  綜合以上所述,時間管理真正的意義在於有效的運用時間,除了決定此時此刻該做些什麼?也要決定哪些事情不應該做,當你的時間管理能力透過不斷地練習與實踐後,也要允許自己每天有一些屬於自己個人的時間,用來和自己相處,讓自己完全的沉澱下來才有充沛的能量邁向更美好的未來。

參考書目

  • 掌握時間─有效的時間管理/ 羅伯特‧哈琴瑟
  • 有效時間管理/Katie.Jones
作者: 財團法人「張老師」基金會推廣講師 潘雨青