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平常有溝通,萬事皆亨通

  • 發佈日期:2015-07-21

  職場中能力的培養相當重要,專業能力是硬實力,而溝通能力是軟實力,兩者缺一不可。若有良好的表達與溝通能力,不僅能提升你的工作效率,更能為你的職場生涯帶來更多的優勢,所以學習優秀的溝通技巧,建立良好的人際關係,是非常重要的課題,更是必須強調的職場軟實力。

  在職場中平常有溝通,便能萬事皆亨通,亦即積極而有效的溝通可以帶來事半功倍的執行力,所以學會如何溝通非常重要。在溝通法則中, 7%來自於語言,38%來自於說話方式與語調,55%則是來自於說話的態度與表情,所以除了溝通的內容,你也必須注意說話的方式、語調、態度與表情,以下將分享其他溝通的技巧,讓你更能掌握職場溝通的黃金守則。

一、須學會的溝通技巧

(一)從了解認識開始

  良好的人際關係取決於同事之間的相互認識,透過認識,可以了解對方工作時的焦點及地雷,在溝通時便可以事半功倍,也可以透過了解彼此工作的職責與壓力,在需要時互相幫忙及關心。

(二)站在欣賞的角度

  人與人之間的相處,因為了解認識更能欣賞與認同,也比較容易讚美與同理,在互動時更能以輕鬆自在的方式建立關係。

(三)常說禮貌的語言

  禮貌是對他人尊重的表示,對於同事的幫忙或者建議,常常表示感謝,會使人感覺溫暖,也是建立關係的好方法。

(四)傾聽對方的心情

  好的傾聽會幫助彼此的理解,也會讓談話更加融洽,注意自己談話的姿勢、表情和態度,例如點頭、微笑與適時回應,都會讓對方覺得受到尊重,也可以感受到你的專注與興趣,這都有助於增進雙方的溝通。

(五)學習同理的表達

  在工作中常需要同事的協助與支持,在請求時若注意到他也有待完成的業務,你可以說『很抱歉我知道你也很忙,因為是緊急的狀況,這個文件必須在今天處理好,是否可以請你幫忙?』,這樣的表達便是同理對方的情況,並表達自己的需求。若對同事的請求為難,要委婉說明自己的難處與立場,更要釋放自己的善意,提出其他可行的方案,比如你可以說,『這個部份我比較不熟悉,可以一起討論怎麼做?或者一起思考有沒有其他可行的替代方案』。

(六)清楚談話的目的

  職場溝通中可能包括向對方請教問題、了解對方對工作的意見與工作內容的劃分等等,不論怎樣的談話目的,都要清楚表達自己的想法、期望與感受,不要偏離了討論的主題,同時也須尊重對方的回應,讓雙方都在理性的溝通中。

  積極而有效的溝通能營造良好的人際關係,但若錯誤的溝通方式將容易造成誤解,很多時候我們無心的話語,卻可能讓別人誤會,影響與同事的人際關係,下列職場中常見的一些溝通狀況。例如遇到與同事意見不合時,或者被要求做非屬你工作職掌的範圍,或者在你擅長的工作範圍時,你如何面對同事的請教呢?面對工作中的不順心,你如何抒發呢?以下將針對上述情況說明必須小心的溝通方式。

二、要避免的溝通地雷

(一)避免公開的批評

  在職場中與同事有意見不合或摩擦時,要避免在公開的場合批評。因為情緒中的溝通常常沒有好聽的話,常常理不清也講不明,而且也容易造成關係的緊張,應選擇適當時機與對方私底下討論,讓對方明白你的感受與立場,也傾聽對方的想法,並且尋求彼此都能接受的解決之道。

(二)避免急著搶著說

  話語不能收回,更多的時候像利劍,所以「不要急著說、搶著說,要想著說」,必須思考如何在適當的時候,說出一句漂亮的話,也要在必要的時候,及時打住一句不恰當的話,尤其在面對棘手情況時,不要輕易說『我不會,沒辦法、太困難了』,更不要推諉著急說『這不是我的錯,我的工作已經完成了』等等的話,要謹言慎行,尤其在情緒中的溝通是容易失言的地方,要避免因為逞口舌之快而後悔莫及。

(三)避免強勢的表達

  有時在言談中我們對於自己擅長或熟悉的會習慣表現出自我優勢主義和優越感,而容易在溝通中用「否定式」、「命令式」溝通方式,例如『哎呀!這樣做是錯的……』、『已經跟你說過以前的作法了,不要標新立異…』,讓別人覺得你都是對的,別人都是錯的,容易造成對方的不舒服,你可以試著委婉提出疑問,『這想法可行嗎?你有沒有其他沒有注意到的地方?』。有一句話說,強勢的建議是一種攻擊,雖然出發點是好的,卻會帶來壞的效果唷!

(四)避免改變的企圖

  工作職場中的溝通不是為了改變別人的想法,而是為了瞭解對方而進行溝通,了解對方後,才能知道如何互動,要避免改變對方的企圖,否則會阻礙溝通的進行。

(五)避免網路的宣洩

  現在網路發達,在社群網站的發言或貼文,雖然是心情的抒發,但因為情緒性的字眼很容易涉及人身攻擊,而且無法控制內容如何被轉發,或是被其他人誤解而渲染,所以在網路上的宣洩必須小心避免。

  溝通是一種乘數效果,要讓你的工作能力有最佳的發揮,就要靠溝通,由此可見職場的成功,溝通占非常重要的比例,根據過去史丹佛大學對校友的研究指出,若100分的事業與財富成就,其中只有20分是來自學歷與專業,但是足足有80分是來自人脈與溝通。所以善用溝通的黃金守則,掌握溝通的技巧與訣竅,你也可以成為職場的溝通達人,打造職場的成功學。

作者:高雄「張老師」中心兼任諮商心理師 廖本富 博士